İşletme yazılımı seçerken nelere bakmalı?

Yazılım seçiminde en pahalı hata, ihtiyacı tanımlamadan bakmaya başlamaktır. Demoya girersiniz, özellikler etkileyici gelir, en çok özelliği olanı seçersiniz.

Sonuç genelde şu olur: aldığınız programın onda birini kullanırsınız, geri kalanı ekranı kalabalıklaştırır ve personel öğrenmekte zorlanır.

Doğru başlangıç tek cümledir: “Şu an en çok zamanımı şu iş yiyor.” Kasa mı, randevu mu, stok mu, tahsilat mı? Önce o tek işi çözen programa bakın.

Bir işletmenin bütün süreçlerini aynı anda dijitalleştirmeye kalkmak, en sık görülen ve en sık yarıda kalan projedir. Tek işi çözüp o çalışınca genişletmek, hem daha ucuz hem daha çok işe yarar.

Bu, demoda hiç konuşulmayan ama en önemli sorudur. Müşteri listeniz, satış geçmişiniz ve cari kayıtlarınız nerede tutuluyor?

Çoğu hazır programda veri sağlayıcının sunucusunda durur. Bu tek başına kötü değildir; kötü olan, çıkmak istediğinizde ne kadarını alabileceğinizi bilmemektir.

Sorulacak soru şu: “Aboneliği bitirirsem verilerimi hangi biçimde ve ne kadar sürede alabilirim?” Cevap net değilse bu bir uyarı işaretidir.

Yıllarca biriken müşteri ve satış kaydı, bir işletmenin en değerli varlıklarından biridir. O kaydı geri alamıyorsanız programı değil, programın sizi seçtiği bir ilişkiye giriyorsunuz demektir.

Aylık ücrete bakmak yetmez. Şunları da sorun: kullanıcı başına ücret var mı, şube başına ayrı mı ödeniyor, kurulum ücreti var mı, destek ücretli mi?

Sık karşılaşılan durum: başlangıç paketi ucuzdur ama ihtiyacınız olan özellik üst pakettedir. Üç ay sonra zorunlu olarak yükseltirsiniz.

İkincisi işlem başına ücret. Randevu başına, sipariş başına ya da fatura başına alınan komisyonlar aylık ücretten daha hızlı büyür.

Üçüncüsü zam politikası. Yıllık artışın nasıl yapıldığını baştan sorun; taşınması zor bir sisteme geçtikten sonra zam pazarlık edilebilir bir şey olmaktan çıkar.

Dördüncüsü donanım. Bazı sistemler kendi cihazlarını zorunlu tutar. Elinizdeki tablet ya da yazıcı çalışıyorsa, çalışmayan bir sistem için donanım yenilemek gizli bir maliyettir.

Bir programın en iyi özelliği, personelin onu kullanmasıdır. Kullanılmayan program, alınmamış programdan kötüdür; çünkü hem para gitmiştir hem kayıtlar yarım kalır.

Demoyu siz değil, o programı gün boyu kullanacak kişi denesin. Yoğun saatte üç dokunuşla yapılamayan işlem, yoğun saatte hiç yapılmaz.

Ekranın sadeliği kritik. Garsonun gördüğü ekranla sizin gördüğünüz ekran aynı olmamalı; herkes sadece kendi işini görmeli.

Bir de öğrenme süresi var. Yeni personel geldiğinde kaç saatte öğreniyor? Personel değişimi yüksek olan işlerde bu doğrudan maliyettir.

Geçiş dönemini de hesaba katın. İlk iki hafta personel eski alışkanlığına döner; bu normaldir ve geçer. Ama program gerçekten zorsa geçmez ve defter geri gelir.

Kasa duran bir işletmede “destek talebi açın, 48 saat içinde dönüş yapılır” işe yaramaz.

Sorun: destek nasıl veriliyor, hangi saatlerde, ne kadar sürede dönülüyor? Telefonla ulaşılabiliyor mu, yoksa yalnız e-posta mı?

En kötü senaryo, kurulumu yapan kişinin ortadan kaybolmasıdır. Bu sektörde çok yaşanır: sistem kurulur, para alınır, numara değişir.

Bunu satın almadan önce test edebilirsiniz: satış sürecindeyken destek hattına bir soru yazın ve ne kadar sürede cevap geldiğine bakın. Satış öncesi yavaşsa, satış sonrası daha yavaş olur.

Hazır programlar bir varsayım üzerine kurulur: işin belli bir şekilde yapıldığı varsayımı. İşiniz o kalıba oturuyorsa hazır program en ucuz ve en hızlı çözümdür.

Oturmadığı durumlar bellidir: gramla satış, müşteriye özel fiyat listesi, kendine has prim ya da hakediş hesabı, şubeler arası transfer, alışılmadık paket yapısı.

Bu maddelerden birkaçı sizde varsa hazır programda kendinizi programa uydurmak zorunda kalırsınız. Bu bazen kabul edilebilir, bazen işi bozar.

Ayrımı yapmanın pratik yolu: mevcut işleyişinizi adım adım yazın ve demoda o adımları birebir denemeye çalışın. Tıkandığınız yer, sonradan sizi zorlayacak yerdir.

Kalıba oturmayan işler için özel yazılım geliştirme sayfasına bakabilirsiniz.

Çözmek istediğim tek iş net mi? Verim kimde duruyor ve nasıl geri alırım? Aylık ücrete neler dahil, neler değil?

Bunu kullanacak kişi denedi mi? Sorun çıkarsa kime, nasıl ulaşacağım? İşimin kendine has tarafları bu programda çalışıyor mu?

Altı sorunun hepsine net cevap veremiyorsanız karar için erken demektir. Bu sorular satın aldıktan sonra sorulduğunda cevapları pahalıya gelir.

Ne aradığınızı anlatın; hazır bir program mı yeter, özel kurulum mu gerekir dürüstçe söyleyelim. Diğer anlatımlar Rehber'de.