Depoda ne var, kim ne kadar borçlu, bu ay ne döndü.

Çoğu işletmede bu sorunun cevabı depoya gidip saymaktan geçiyor. Sayana kadar müşteri bekliyor, bazen de beklemiyor.

Cari hesap tarafı daha da karışık. Kimin ne kadar borcu olduğu defterde, ödeme sözü telefonda, çek tarihi de birinin aklında duruyor. Ay sonunda bunları toplamak ayrı bir mesai.

Alacak takibi de aksıyor. Vadesi geçmiş parayı hatırlayan olmuyor; müşteri hatırlatılmadıkça ödemiyor, siz de kimi arayacağınızı bilmiyorsunuz.

Sonuç şu oluyor: kâr ettiğinizi düşünüyorsunuz ama para kasada yok. Çünkü paranın bir kısmı depoda mal olarak, bir kısmı da tahsil edilmemiş alacak olarak duruyor.

Ön muhasebe programı bu üç şeyi birbirine bağlıyor. Mal girişi stoğa yazılıyor, satış stoktan düşüyor, tahsilat cariye işleniyor. Üçü aynı yerde olduğu için ay sonunda tablo kendiliğinden çıkıyor.

Bir de mali müşavir tarafı var. Her ay dosya toplayıp göndermek yerine sistem hazır dökümü çıkarıyor. Bu, çoğu işletmenin ay başında iki gününü yiyen iş.

Mevcut cari listeniz. Excel'de, defterde ya da eski bir programda — hangisiyse aktarıyoruz. Bakiyeleriyle birlikte devrediyoruz ki sıfırdan başlamayasınız.

Ürün listeniz ve mevcut stok miktarlarınız. Bu bir kereye mahsus sayım gerektiriyor; sonrasında sistem kendi takip ediyor.

Nasıl fatura kestiğinizi de konuşuyoruz. E-fatura mükellefi misiniz, irsaliye kullanıyor musunuz, iskonto usulünüz ne? Bunlar kurulumu doğrudan belirliyor.

Mali müşavirinizin sizden ne istediğini bilmek de işe yarıyor. Sistem o formatta döküm çıkaracak şekilde kurulabiliyor; her ay yapılan elle iş ortadan kalkıyor.

Kimin hangi ekranı göreceğini de baştan konuşuyoruz. Depodaki kişinin cari bakiyeleri görmesi gerekmiyor; satıştaki kişinin alış fiyatlarını görmesi de öyle.

Mal alıp satan her yer: toptancı, market, yedek parçacı, nalbur, tekstilci. Stok ve cari ikisi birden varsa bu program tam yerine oturuyor.

Hizmet veren işletmelerde stok tarafı hafif kalıyor ama cari ve tahsilat tarafı yine işe yarıyor. Özellikle vadeli çalışanlar için.

Üretim yapan atölyelerde ise standart program çoğu zaman yetmiyor; orada reçete ve üretim akışı devreye giriyor. O durumda özel yazılım geliştirme daha doğru yol oluyor.

Kasa ve satış tarafı da varsa ikisi birbirine bağlanabiliyor — kasa ve adisyon programı sayfasına bakabilirsiniz.

Piyasada bilinen ön muhasebe paketleri var ve çoğu iyi iş görüyor. Standart bir alım satım işletmesiyseniz büyük ihtimalle biri size yeter — bunu dürüstçe söylüyoruz.

Farkın çıktığı yer, işin standart olmadığı yerler. Gramla satış, çoklu birim, müşteriye özel fiyat listesi, şubeler arası transfer. Hazır paketler bunları ya hiç yapmıyor ya da zorlayarak yapıyor.

İkinci fark aylık ücret ve kullanıcı sayısı. Hazır paketlerde kullanıcı başına ödeme yapılıyor; ekip büyüdükçe maliyet de büyüyor.

Üçüncüsü veri. Hazır pakette veriniz onların sunucusunda duruyor. Çıkmak istediğinizde ne kadarını taşıyabileceğiniz sözleşmeye bağlı oluyor.

İlk ay geçiş ayı oluyor. Eski defter bir süre paralel gidiyor, sonra kendiliğinden bırakılıyor.

Sonrasında en çok kullanılan ekran alacak listesi oluyor. Vadesi geçenler görününce tahsilat hızlanıyor — bu, sistemin en çabuk geri dönen tarafı.

Stok tarafında da fazla mal alımı azalıyor. Depoda ne olduğunu görünce, olan malı tekrar sipariş etmiyorsunuz. Depoda bekleyen mal, kasada olmayan para demek.

Birkaç ay sonra rakamlar karşılaştırılabilir hâle geliyor. Geçen ay ne döndü, bu ay ne döndü, hangi müşteri büyüdü, hangisi küçüldü. Bunlar tek aylık veriyle görünmeyen şeyler.

Bir şey bozulursa WhatsApp'tan yazıyorsunuz. Numara değişmiyor.

Ön muhasebe ve stok sistemleri genelde Pişkin Kurumsal paketiyle çözülüyor. Kapsam görüşmede netleşiyor; kaç depo, kaç kullanıcı ve hangi raporlar — hepsi rakamı değiştiriyor.

Kesin rakam kapsama göre değişiyor; her paketin içinde tam olarak ne olduğu fiyatlar sayfasında madde madde yazılı. Rakam ürküttüyse yine de yazın — bütçenize göre neyin yapılabileceğine birlikte bakarız.

İşletmenizi anlatın; hazır bir paket mi yeter, özel kurulum mu gerekiyor, dürüstçe söyleyelim. Diğer anlatımlar Rehber'de.