Evrak gelmeyince beyan gecikmiyor. Siz geciktiriyorsunuz.

Bir muhasebe ofisinin işi beyan vermek değil, beyan verecek veriyi zamanında toplamaktır. Asıl darboğaz burada.

Mükellefin evrağı geç geliyor. Bazısı ayın 20'sinde, bazısı son gün akşamı. Kimin evrağının eksik olduğu ise ancak beyan hazırlanırken fark ediliyor; o noktada telefon trafiği başlıyor.

Kimin ne göndermediğini hatırlamak tamamen kişiye bağlı. Ofiste üç kişi çalışıyorsa üç ayrı hafıza var ve hiçbiri paylaşılmıyor.

Evrak WhatsApp'tan geliyor. Fotoğraf hâlinde, gece yarısı, konuşmanın arasında. O fotoğrafın hangi mükellefe ve hangi aya ait olduğu sonradan aranıyor.

Beyanname takvimi ise herkesin bildiği ama kimsenin yazmadığı bir şey. KDV, muhtasar, geçici vergi, SGK — hangi mükellefin hangisine tabi olduğu ve hangisinin verildiği ay içinde karışıyor.

Mükellefle iletişim de tek yönlü ilerliyor. Mükellef ne kadar vergi çıktığını, evrağının ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ödeyeceğini sormak için arıyor. Aynı soru her ay tekrarlanıyor.

En sessiz kayıp ise ücret tarafında. Muhasebe ücreti aylık ve otomatik sanılır; oysa geciken, eksik ödeyen ve hiç ödemeyen mükellefler her ofiste vardır. Tahsilatı takip eden bir düzen olmadığı için bu alacaklar birikiyor.

Sistem bu üçünü tek yerde topluyor: hangi mükelleften ne bekleniyor, hangi beyan verildi, kim ne kadar ödedi. Ayın son haftası, o hafta içinde çözülmesi gereken bir listeye dönüşüyor.

Kaç mükellefiniz var ve kaç kişilik bir ekipsiniz? Sistemin nasıl kurulacağını en çok bu ikisi belirliyor.

Mükellef tipleriniz. Şahıs, limited, anonim, basit usul — hangi tipte hangi beyanların takip edileceği baştan tanımlanıyor.

Evrağı hangi yollardan alıyorsunuz? WhatsApp, e-posta, elden — hepsini tek yere düşürmek istiyor musunuz?

Ücret usulünüz. Aylık sabit mi, mükellef tipine göre mi, yıl başında mı güncelleniyor?

Hangi muhasebe programını kullanıyorsunuz? Sistem beyan hazırlama programınızın yerine geçmiyor; onun etrafındaki takibi düzenliyor.

Mükellef verisi ticari sır niteliğinde. Erişimin kimde olacağını ve verinin nerede duracağını kurulumda ayrıca konuşuyoruz.

Tek çalışan mali müşavirler. Orada en çok işe yarayan taraf evrak takibi; hatırlama yükü tamamen tek kişinin üzerindeyken sistem bu yükü devralıyor.

Üç-on kişilik muhasebe ofisleri. Burada ağırlık iş dağılımına kayıyor: hangi mükellef kimde ve kimin yükü fazla.

Çok sayıda küçük mükellefle çalışan ofisler. Mükellef sayısı arttıkça evrak eksiği takibi elle yapılamaz hâle geliyor; sistemin farkı en çok orada hissediliyor.

SMMM ve YMM ofislerinin yanı sıra bordro ve İK hizmeti veren bürolar. Orada takip edilen şey beyandan çok işe giriş-çıkış ve puantaj takvimi oluyor.

Ofisin internetteki yüzü ayrı bir iş. Kurumsal mükellefe bakan bir görünüm için kurumsal web sitesi, mükellef adayının sizi bulması için web sitesi yaptırma sayfasına bakabilirsiniz.

Hayır, geçmiyor. Beyan hazırladığınız programı kullanmaya devam ediyorsunuz. Bunu baştan açıkça söylüyoruz.

Yaptığımız şey o programın etrafındaki boşluğu kapatmak. Beyan hazırlama programı size “bu mükellef evrağını göndermedi” demiyor; sistem tam olarak bunu diyor.

İkinci fark mükellef tarafı. Mükellefin evrağını kendi yükleyebildiği, tahakkukunu görebildiği bir yer çoğu ofiste yok. Bu tek başına telefon trafiğini azaltıyor.

Üçüncüsü ücret tahsilatı. Muhasebe programları bunu takip etmiyor; ofisin kendi alacağı, defterin en ihmal edilen kalemi oluyor.

Bir sınırı da yazalım: GİB, e-Beyanname ya da SGK sistemleriyle entegrasyon iddiasında değiliz. Resmî işlemler yine kendi kanalından yürüyor; sistem ofisin iç düzenini kuruyor.

İlk fark ayın son haftasında görülüyor. Eksik evrak listesi ayın başında belli olduğu için hatırlatma erken yapılıyor ve son gün yığılması azalıyor.

WhatsApp'tan gelen fotoğraf trafiği düşüyor. Evrak doğru mükellefin doğru dönemine düştüğü için sonradan arama işi bitiyor.

Ofis içi iş dağılımı görünür oluyor. Kimin kaç mükellefle uğraştığı belli olunca yük dengelenebiliyor.

Mükellef bilgilendirmesi açılınca “ne kadar çıktı, ne zaman ödeyeceğim” aramaları azalıyor.

Ücret tahsilatı takibe girince biriken alacaklar ortaya çıkıyor. Çoğu ofiste bu rakam tahmin edilenden yüksek oluyor.

Bir şey bozulursa WhatsApp'tan yazıyorsunuz. Numara değişmiyor.

Mali müşavirlik için hazır bir demo henüz yok — ama dosya, evrak ve süre takibi aynı mantıkla çalışıyor. Hukuk bürosu demosu çalışır durumda; açıp içinde gezinebilirsiniz.

Sizinki kendi adınız, kendi hizmetleriniz ve kendi fiyatlarınızla kurulur.

Mali müşavirlik ofislerinin ihtiyacı genelde Pişkin Profesyonel paketiyle çözülüyor. Mükellef takibi, evrak akışı ve tahsilat da sisteme girecekse Pişkin Kurumsal'a doğru kayıyor.

Kesin rakam kapsama göre değişiyor; her paketin içinde tam olarak ne olduğu fiyatlar sayfasında madde madde yazılı. Rakam ürküttüyse yine de yazın — bütçenize göre neyin yapılabileceğine birlikte bakarız.

Ofisinizi anlatın, size özel demoyu ücretsiz hazırlayalım. Diğer anlatımlar Rehber'de.