Gelmeyen hasta, boş kalan saattir.

Bir muayenehanenin gerçek kapasitesi hekimin çalışma saati değil, o saatlerin ne kadarının dolu olduğudur. Aradaki farkı çoğu yerde kimse ölçmüyor.

En büyük kayıp gelmeyen randevularda. Hasta randevu alıyor, unutuyor ya da vazgeçiyor. O saat boş kalıyor ve yerine bekleme listesindeki kimse çağrılmıyor, çünkü bekleme listesi diye bir şey yok.

Randevu defteri kâğıtta tutulduğunda ikinci bir sorun çıkıyor: sekreter dışında kimse takvimi göremiyor. Hekim ertesi günün ne kadar dolu olduğunu ancak sorarak öğreniyor.

Hasta geçmişi tarafı daha kritik. Aynı hasta altı ay sonra geldiğinde ne şikâyeti vardı, ne verildi, ne önerildi — bunlar dosyada aranıyor. Dosya bulunamazsa muayene sıfırdan başlıyor.

Kontrol randevuları neredeyse hiç takip edilmiyor. “Üç hafta sonra bir daha görelim” denilen hastanın gelip gelmediğini bilen yok. Gelmemişse de kimse aramıyor.

Telefon trafiği ise sekreterin gününü tamamen dolduruyor. Gelen aramaların çoğu randevu alma, erteleme ve saat sorma. Bunların büyük kısmı insan gerektirmiyor.

Tahsilat tarafında da boşluk var. Muayene ücreti, tetkik, kontrol muayenesinin ücretli olup olmadığı — bunlar not defterinde tutulunca ay sonunda gerçek ciro tahminden ibaret kalıyor.

Sağlık verisi ayrıca hassas veri. Nerede durduğu, kimin eriştiği ve ne kadar süre saklandığı KVKK açısından da önemli; bu, kurulumda ayrı konuşulması gereken bir başlık.

Sistem randevuyu, hasta geçmişini, kontrol takibini ve tahsilatı tek yerde topluyor. Amaç hekime yeni bir iş yüklemek değil; sekreterin telefonda geçen zamanını azaltmak ve boş kalan saatleri görünür kılmak.

Kaç hekim çalışıyor ve her birinin çalışma saatleri ne? Takvim buna göre kuruluyor.

Bir muayenenin ortalama süresi. Randevu aralıkları buna göre ayarlanmazsa takvim ilk günden sıkışıyor.

Hangi işlemleri yapıyorsunuz ve hangileri randevu gerektiriyor? Tetkik, pansuman gibi kısa işlerin ayrı akışı olması gerekebiliyor.

Kontrol usulünüz. Hangi durumda hasta ne kadar sonra çağrılıyor?

Sekreteriniz var mı, yoksa randevuları hekim mi yönetiyor? İkisinde kurulum farklı oluyor.

Hasta verisinin nerede duracağı ve kimin erişeceği. Sağlık verisi hassas veri olduğu için bunu baştan netleştiriyoruz.

Tek hekimli muayenehaneler. Orada en çok işe yarayan taraf online randevu ve hatırlatma; sekretersiz çalışan hekimlerde telefon yükü doğrudan hekimin üzerinde oluyor.

Birden çok hekimin çalıştığı poliklinikler. Burada ağırlık takvim çakışmasına ve hangi hekimin ne kadar dolu olduğuna kayıyor.

Fizik tedavi, diyet ve psikoloji gibi seans usulü çalışan yerler. Orada takip edilmesi gereken şey tek randevu değil, seans paketinin kaçıncı seansında olunduğu.

Diş hekimleri için ayrı bir anlatım var; tedavi planı ve taksit takibi orada öne çıktığı için diş kliniği yazılımı sayfasına bakın. Estetik ve güzellik tarafı içinse estetik merkezi yazılımı uygun.

Muayenehanenin internette bulunması ayrı bir konu. Sağlıkta tanıtım kuralları nedeniyle site kurgusunun dikkatli yapılması gerekiyor; web sitesi yaptırma sayfasında genel çerçeveyi anlattık.

Randevu akışının hastanın gözünden nasıl göründüğüne klinik demosundan bakabilirsiniz — çalışır hâlde duruyor.

Hazır randevu programları ve randevu siteleri var. Sadece randevu almak istiyorsanız bunlardan biri işinizi görür; bunu dürüstçe söylüyoruz.

Fark, randevunun tek başına yetmediği yerde başlıyor. Hasta geçmişi, kontrol takibi ve tahsilat aynı yerde değilse üç ayrı defter tutmuş oluyorsunuz.

İkinci fark komisyon ve müşteri sahipliği. Aracı randevu platformlarında hasta platformun hastası olarak kalıyor; kendi sisteminizde hasta sizin kaydınızda oluyor.

Üçüncüsü veri. Sağlık verisi hassas veri; nerede durduğu, kimin eriştiği ve ne kadar saklandığı önemli. Kurulumu bunu gözeterek yapıyoruz.

Bir sınırı da açıkça yazalım: hastane bilgi yönetim sistemi ya da e-Nabız, MHRS gibi resmî sistemlerle entegrasyon iddiasında değiliz. Sistem muayenehanenin kendi iç düzenini kuruyor.

İlk fark gelmeyen hasta oranında görülüyor. Hatırlatma mesajı, bu kalemi tek başına en çok düşüren şey.

Telefon trafiği azalıyor. Randevunun bir kısmı internetten alınmaya başlayınca sekreterin günü hasta karşılamaya kalıyor.

Boş saatler görünür oluyor. Hangi günlerin ve saatlerin sürekli boş kaldığı belli olunca çalışma saatleri buna göre düzenlenebiliyor.

Kontrol takibi açılınca daha önce hiç geri dönmeyen hastaların bir kısmı geri geliyor. Bu, çoğu muayenehanede fark edilmemiş bir gelir kalemi.

Hasta geçmişi birikince muayene hızlanıyor; aynı hastanın önceki notu bir tıkla önünüzde oluyor.

Bir şey bozulursa WhatsApp'tan yazıyorsunuz. Numara değişmiyor.

Muayenehane ve polikliniklerin ihtiyacı genelde Pişkin Profesyonel paketiyle çözülüyor. Hasta kaydı, dosya ve tahsilat takibi de girecekse Pişkin Kurumsal'a doğru kayıyor.

Kesin rakam kapsama göre değişiyor; her paketin içinde tam olarak ne olduğu fiyatlar sayfasında madde madde yazılı. Rakam ürküttüyse yine de yazın — bütçenize göre neyin yapılabileceğine birlikte bakarız.

Muayenehanenizi anlatın, size özel demoyu ücretsiz hazırlayalım. Diğer anlatımlar Rehber'de.